Payakumbuh, 11 November 2020
Tim Pengawasan Kearsipan Internal Kota Payakumbuh melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh Tahun 2020. Tim yang terdiri dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Sekretaris, Kabid Kearsipan, Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis, Kasi Pengelolaan Arsip Statis, Arsiparis dan Fungsional P2OPD dari Inspektorat melakukan pengawasan pengelolaan kearsipan pada setiap perangkat daerah. Tim yang turun ke Bappeda yaitu Fatmawati (Kabid Kearsipan), Liza Zulfayanti, S.Sos (Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis), Ihsanul M. S.Pd (Kasi Pengelolaan Arsip Statis) dan fungsional P2OPD (Muryusna, S.ST, M.Si) serta Arsiparis (Mardiati, SE dan Darmendra, A.Md).
Pengawasan kearsipan internal dititikberatkan pada pengelolaan kearspipan mulai dari sumber daya manusia pengelola kearsipan (arsiparis), sistem pengelolaan kearsipan serta sarana prasarana penyimpana arsip.
Pengawasan dan audit terhadap kearsipan internal dilakukan dengan metode wawancara langsung antara tim pengawas dengan bagian yang menangani pengelolaan arsip di perangkat daerah, di Bapepda dalam hal ini adalah Kasubag Umum dan kepegawaian. Wawancara dilaksanakan dengan mengacu pada daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya.
Berdasarkan hasil audit yang dilakukan tim pengawas kearsipan, di Bappeda pengelolaan kearsipan masih sangat rendah. Hal ini ditandai dengan proses pengarsipan dokumen yang masih belum sesuai dengan standar pengelolaan kearsipan yang seharusnya. Disamping itu personil yang khusus mengelola kearsipan di Bappeda belum ada, selama ini hanya dibantu oleh pengadministrasi umum.
Dari segi sarana dan prasarana kearsipan, Bappeda sebagai perangkat daerah yang dinilai banyak menghasilkan dokumen baik dokumen perencanaan maupun kelitbangan, seharusnya memiliki tempat khusus penyimpanan arsip. Namun berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara tim masih belum tersedia.
Berdasarkan hasil audit dan wawancana tersebut diperoleh nilai pengelolaan kearsipan Bappeda sebesar 21 poin. Nilai ini termasuk kategori sangat rendah. Diharapkan kedepannya agar menjadi perhatikan sehingga dapat meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan, yang juga terkait dengan beberapa penilaian lainnya seperti Sakip, PMPRB dan lain sebagainya.
Penulis : Yeni Maini, SE